Czym jest umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)?
Umowa powierzenia przetwarzania danych, często określana skrótem DPA (Data Processing Agreement), to kluczowy dokument prawny regulujący relacje między dwoma podmiotami w kontekście przetwarzania danych osobowych. Jest to zobowiązanie zawarte pomiędzy administratorem danych (podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych) a procesorem danych (podmiotem, który przetwarza dane w imieniu administratora). Głównym celem takiej umowy jest zapewnienie, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przede wszystkim z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO). DPA stanowi gwarancję, że procesor danych będzie przestrzegał polityki ochrony danych administratora i zapewni odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji.
Kiedy jest wymagane zawarcie umowy DPA?
Zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych jest obowiązkowe w sytuacji, gdy jeden podmiot (administrator) zleca innemu podmiotowi (procesorowi) wykonywanie określonych czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Dotyczy to szerokiego spektrum działań, takich jak przechowywanie danych, analiza danych, * wysyłka mailingów, *zarządzanie bazą klientów, czy outsourcing usług IT. Bez względu na to, czy procesorem jest firma zewnętrzna, czy nawet pracownik działający w ramach swojego zakresu obowiązków, jeśli przetwarza dane w imieniu administratora i nie posiada własnego tytułu prawnego do ich przetwarzania w tym konkretnym celu, umowa DPA jest niezbędna. Brak takiej umowy stanowi poważne naruszenie przepisów RODO i może skutkować nałożeniem wysokich kar finansowych.
Kluczowe elementy umowy powierzenia przetwarzania danych
Skuteczna umowa DPA musi zawierać szereg niezbędnych postanowień, które precyzyjnie określają zakres i warunki przetwarzania danych. Do najważniejszych elementów należą:
- Przedmiot i czas trwania przetwarzania: Jasne określenie, jakie dane będą przetwarzane, w jakim celu i przez jaki okres.
- Zakres i charakter przetwarzania: Szczegółowy opis czynności przetwarzania, jakie procesor ma wykonać (np. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, odzyskiwanie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie).
- Prawa i obowiązki stron: Precyzyjne zdefiniowanie odpowiedzialności administratora i procesora, w tym obowiązków dotyczących zgłaszania naruszeń ochrony danych.
- Środki bezpieczeństwa: Określenie wymogów technicznych i organizacyjnych, które procesor musi wdrożyć, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych, często poprzez odniesienie do polityki bezpieczeństwa informacji administratora.
- Podpowierzenie przetwarzania danych: Jasne uregulowanie kwestii, czy procesor może powierzyć dalsze przetwarzanie danych innemu podmiotowi (podprocesorowi), a jeśli tak, to na jakich warunkach i z jakim nadzorem ze strony administratora.
- Audyty i kontrola: Prawo administratora do przeprowadzania audytów u procesora w celu weryfikacji przestrzegania postanowień umowy i przepisów o ochronie danych.
- Obowiązek zachowania poufności: Zobowiązanie procesora do zapewnienia poufności przetwarzanych danych przez osoby upoważnione do ich przetwarzania.
- Postanowienia końcowe: Uregulowanie kwestii związanych z odpowiedzialnością, wygaśnięciem umowy i zwrotem lub usunięciem danych po zakończeniu świadczenia usług.
Odpowiedzialność administratora i procesora w kontekście DPA
Zarówno administrator, jak i procesor ponoszą odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Administrator pozostaje głównym odpowiedzialnym za całość procesu przetwarzania i musi wykazać, że powierzył przetwarzanie danych podmiotowi, który zapewniał wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO. Z kolei procesor jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych zgodnie z instrukcjami administratora oraz za wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa. W przypadku naruszenia przepisów, konsekwencje mogą być dotkliwe dla obu stron, zarówno pod względem finansowym, jak i reputacyjnym.
Różnice między umową powierzenia a innymi umowami dotyczącymi danych
Warto zaznaczyć, że umowa powierzenia przetwarzania danych różni się od innych typów umów, które mogą dotyczyć danych. Na przykład, umowa o świadczenie usług może zawierać ogólne zapisy dotyczące danych, ale niekoniecznie precyzuje wszystkie obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu RODO. Umowa DPA jest specyficznie ukierunkowana na ochronę danych osobowych i musi być zgodna z wymogami prawnymi. W przypadku, gdy procesor przetwarza dane na własny rachunek i we własnych celach (np. firma marketingowa zbierająca dane do własnych kampanii), wówczas nie jest on procesorem danych w rozumieniu RODO, a samodzielnym administratorem, i umowa DPA nie jest wtedy wymagana.
Jak wybrać odpowiedniego procesora danych?
Wybór odpowiedniego procesora danych jest kluczowy dla bezpieczeństwa informacji firmy. Administrator powinien przeprowadzić staranną analizę potencjalnych procesorów, zwracając uwagę nie tylko na cenę i jakość świadczonych usług, ale przede wszystkim na gwarancje ochrony danych. Należy sprawdzić, czy procesor posiada odpowiednie certyfikaty, czy jego polityka bezpieczeństwa informacji jest zgodna z wymogami RODO, oraz czy jest gotów przyjąć warunki umowy DPA. Warto również rozważyć przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa u wybranego dostawcy przed powierzeniem mu przetwarzania wrażliwych danych.
