Zmiany w polskim systemie podatkowym nabierają tempa, a jednym z kluczowych elementów, który będzie kształtował sposób prowadzenia działalności gospodarczej w najbliższych latach, jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Termin wejścia w życie tego rozwiązania, przesunięty na 1 kwietnia 2025 roku dla większości przedsiębiorców, budzi wiele pytań i wymaga od firm gruntownych przygotowań. KSeF ma zrewolucjonizować proces fakturowania, wprowadzając obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem centralnej platformy Ministerstwa Finansów.
Czym jest Krajowy System e-Faktur i jakie niesie ze sobą korzyści?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma teleinformatyczna, która będzie służyć do wystawiania, przechowywania i wymiany faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny o ściśle określonym formacie (XML), zgodnym ze standardem europejskim. Głównym celem wdrożenia KSeF jest usczelnienie systemu podatkowego, ograniczenie szarej strefy i walka z oszustwami VAT-owskimi. System ma zapewnić jednolity standard wymiany informacji, co przełoży się na większą transparentność i efektywność w obrocie gospodarczym.
Wdrożenie KSeF ma przynieść szereg korzyści zarówno dla administracji skarbowej, jak i dla samych przedsiębiorców. Dla firm oznacza to automatyzację procesów fakturowania, skrócenie czasu obiegu dokumentów, a także potencjalne ograniczenie kosztów związanych z papierowym obiegiem faktur. Ustrukturyzowany format ułatwi również automatyczne przetwarzanie danych, co może usprawnić księgowość i analizę finansową.
Kto jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce, niezależnie od formy prawnej czy wielkości firmy. Od 1 kwietnia 2025 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF będzie obowiązkowe dla podmiotów, których roczny obrót lub wartość transakcji przekracza 200 tysięcy złotych. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązek ten obejmie również mniejszych przedsiębiorców, poniżej tego progu. Warto zaznaczyć, że system będzie również dostępny dla podmiotów zwolnionych z VAT, które będą mogły z niego dobrowolnie korzystać.
Kluczowe zmiany w procesie fakturowania po wdrożeniu KSeF
Wdrożenie KSeF wiąże się z fundamentalnymi zmianami w sposobie wystawiania i odbierania faktur. Przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w formacie XML, który następnie zostanie przesłany do KSeF. System nada każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny (numer KSeF) i zapisze ją w swojej bazie. Faktury wystawione w inny sposób niż za pomocą KSeF będą uznawane za niewystawione. Odbiór faktur będzie również odbywał się przez platformę KSeF.
Przedsiębiorcy będą musieli zadbać o odpowiednie oprogramowanie księgowe lub systemy finansowo-księgowe, które będą zintegrowane z KSeF. Konieczne będzie również uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub uwierzytelnienia do korzystania z systemu. Zmianie ulegnie również sposób przechowywania faktur – będą one przechowywane w systemie przez okres 10 lat.
Przygotowania do wdrożenia KSeF: Co należy zrobić?
Skuteczne wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców wcześniejszych i przemyślanych działań. Pierwszym krokiem jest zapoznanie się z wymaganiami technicznymi i funkcjonalnymi systemu, które są dostępne na stronach Ministerstwa Finansów. Następnie należy zweryfikować swoje obecne systemy księgowe i fakturujące pod kątem możliwości integracji z KSeF.
Kluczowe jest również wybór odpowiedniego narzędzia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Może to być oprogramowanie księgowe zintegrowane z KSeF, dedykowana aplikacja lub rozwiązanie chmurowe. Należy również pamiętać o szkoleniu pracowników, którzy będą odpowiedzialni za obsługę systemu. Testowanie nowego rozwiązania przed terminem wejścia w życie obowiązku jest niezbędne, aby uniknąć problemów w trakcie faktycznego użytkowania.
Wyzwania i potencjalne trudności związane z KSeF
Pomimo licznych korzyści, wdrożenie KSeF może stanowić wyzwanie dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza dla tych mniejszych, którzy nie dysponują rozbudowanymi działami IT. Koszty związane z zakupem nowego oprogramowania lub aktualizacją istniejących systemów mogą być znaczące. Ponadto, konieczność adaptacji do nowego sposobu pracy i przetwarzania dokumentów może wymagać czasu i wysiłku.
Istotnym aspektem jest również zapewnienie bezpieczeństwa danych w systemie. Przedsiębiorcy muszą upewnić się, że ich dane są odpowiednio chronione. Dodatkowo, potencjalne problemy techniczne na platformie KSeF lub w systemach z nią zintegrowanych mogą generować dodatkowe utrudnienia. Ważne jest, aby być przygotowanym na te scenariusze i mieć opracowane plany awaryjne.
Harmonogram i kluczowe daty dotyczące KSeF
Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF na 1 kwietnia 2025 roku dla większości podmiotów daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na przygotowania. Od tego dnia faktury ustrukturyzowane wystawiane za pośrednictwem KSeF będą obowiązkowe dla większości firm. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązek ten rozszerzy się na wszystkich przedsiębiorców, w tym tych zwolnionych z VAT. Znajomość tych kluczowych dat pozwoli na odpowiednie zaplanowanie działań i uniknięcie potencjalnych problemów z przestrzeganiem przepisów.
